Back to office. Як може змінитися робочий простір для ваших співробітників

Шок від карантину вже пройшов, бізнес і співробітники встигли оцінити плюси і мінуси дистанційної роботи і дійти висновку, що повернення в офіси неминуче.

Одне з нещодавніх масштабних досліджень, проведене Morning Consult від імені The New York Times, показало, що велика частина співробітників, 45%, бажають працювати в офісі повний робочий день. 31% опитаних повідомили, що хочуть працювати віддалено на повну ставку і 24% обрали гібридний варіант.

Експерти підкреслюють: щоб зберегти ефективність бізнесу, керівники не можуть залишити тільки дистанційний формат, необхідно забезпечити повернення колективу в офіс.

Особливо гостро це питання стоїть для співробітників, у яких немає умов для ідеального домашнього офісу і для тих, кому для успіху необхідне особисте спілкування.

Завдання, які приніс COVID 19, не зникли з порядку денного – керівництво має забезпечити роботу в умовах карантинної невизначеності.

Кожен власник повинен знайти відповіді на безліч непростих запитань. Чи обов’язкова вакцинація для повернення в офіс? Як часто моніторити стан співробітників, які перебувають в офісі? Як і де забезпечити регулярне тестування на Covid для невакцинованих (з різних причин), незалежно від того, з дому вони працюють чи в офісі?

Всі ці виклики повинні бути враховані при адаптації офісних просторів.

Багато компаній змушені вносити зміни в свої офіси, щоб їх співробітники почувалися в більшій безпеці, і йдеться вже не тільки про санітайзери і вимір температури.

Наприклад, стали покращувати системи циркуляції повітря або переміщати столи далі один від одного для дотримання дистанції. Інші взагалі відмовляються від статичних робочих місць і будують більше конференц-залів і переговорних кімнат, щоб розмістити співробітників, які все ще працюють віддалено, але приходять в офіс на наради.

Які б рішення не приймалися, чи то короткострокові зміни (санітайзер, температурний скринінг і т.п.), чи довгострокові оновлення дизайну (перепланування офісу, очищення повітря, зонування простору і т. д.), головне — ставити гігієну в основу планування робочих місць.

Гнучкий офіс створює динамічне середовище. Йдеться, перш за все, про здатність трансформуватися і підлаштовуватися під різні команди і завдання.

Зростання компанії може мати різний вигляд з точки зору потреб в персоналі і площах. Сучасний офіс повинен бути в змозі пристосуватися до цих змін, але при цьому враховувати, що спосіб роботи співробітників змінюється і більшість компаній обрали гібридний формат, коли частина команд працює в офісі, а частина дистанційно.

Елементи гнучкого дизайну:

1. Кухня або їдальня, де співробітники можуть пообідати разом у зручному просторі далеко від решти офісу.
2. Прості переговорні кімнати з невеликою кількістю місць, технологією відеоконференцзв’язку та інтерактивними дошками для неформальних зустрічей.
3. Зони для спільної роботи невеликих команд, що не вимагає конфіденційності.
4. Конференц-зали з технологією відеоконференцзв’язку для більш офіційних зустрічей і проведення навчання співробітників.
5. Індивідуальні робочі місця в зоні open space.
6. Лаундж зона зі зручними диванами, де співробітники можуть розслабитися і відпочити.
7. Телефонні будки/skype-box, де два співробітники можуть спокійно поговорити наодинці або просто відповісти на особистий дзвінок.
8. Тихі місця/deep work – зона, де співробітники можуть спокійно і зосереджено попрацювати над проєктом і при цьому не відволікатися.
9. Зона для відвідувачів.

Незважаючи на те, що компанії були захоплені зненацька раптовим введенням обмежень на робочому місці, багато хто швидко визначив життєво важливі кроки, які допомогли систематизувати робочі процеси в офісі і дозволили співробітникам ефективно продовжувати свої завдання.

Акустичні системи в зонах для проведення відеоконференцій. З відходом на віддалену роботу частини команд якісна акустична система стала просто необхідністю для продовження ефективної командної роботи над проєктами.

Регулювання тепла, управління освітленням і кондиціонуванням повітря – основні складові систем автоматизації офісу. Наявність таких систем допомагає вам мати повний контроль над кожним сегментом прямо у вас під рукою, навіть зі свого смартфона.

Ергономічні столи – сучасні технологічні робочі станції, спрямовані на поліпшення самопочуття співробітників, завдяки можливості регулювати їх висоту самостійно без застосування ремонтних інструментів.

Інтерактивні дошки – це дивовижний технологічний інструмент в офісі. Оскільки вони можуть зберігати і роздруковувати будь-яку інформацію, яка на них написана. Привабливість цієї технології полягає в тому, що замітки, зроблені під час зборів, можна зберігати без необхідності заново переписувати їх з дошки.

Онлайн-бронювання робочих місць і конференц-залів. Технологія, яка допоможе кожному співробітнику забронювати собі робоче місце або переговорну кімнату одним натисненням кнопки або, принаймні, знайти інший час, коли вона буде вільна.

Включення природних відтінків і рослин в офісне середовище – це демонстрація підтримки співробітників з того моменту, як вони входять в офіс.

Впроваджуючи біофільні елементи в дизайн інтер’єру, компанії інвестують у своїх співробітників, а також у підвищення продуктивності.

Втримати співробітників – постійна проблема для більшості компаній. Створення сприятливого середовища – це один із способів непомітно, але дієво підвищити корпоративну культуру.

Так чи інакше, карантин не приніс ці тренди, але лише посилив. Сучасний офіс повинен бути екологічним і безпечним, розумним і гнучким.

Тільки сучасні інноваційні простори здатні стимулювати креативність співробітників і бажання повернутися в офіс.