Комунікація з клієнтом, який знаходиться в іншій країні

Робота міжнародної компанії передбачає спілкування з клієнтами із різних куточків світу. Як побудований механізм професійної комунікації між фахівцем і клієнтом за тисячі кілометрів один від одного? Завдяки сучасним технологіям та через карантинні обмеження в усьому світі такий вид співпраці швидко розповсюджується та розвивається. Особливо актуальним він став в охопленій війною Україні. Зануримося поглибше у відносини на великій відстані між надавачем послуги і замовником. Мова йде про студію архітектури й дизайну комерційного інтер’єру ZIKZAK Architects та її клієнтів.

Ще за часів ковіду команда призвичаїлася до дистанційного спілкування. Провести гугл-міт чи зум-зустріч замість особистої бесіди стало звичною справою. Тож з виходом на міжнародний ринок змінилася лише мова комунікації.Крім того, онлайн сервіси по управлінню проєктами, командній роботі та контролю задач дозволяють замовнику, як і самій проєктній команді, бути залученим до відслідковування стадій роботи. Так клієнт тримає зв’язок з командою архітекторів і дизайнерів, безпосередньо спостерігаючи за ходом робіт над проєктом у зручний йому час, просто доєднавшись до онлайн-сервісу.

В архітектурній компанії із замовником спілкується тім-лід. Він веде комунікацію з клієнтом через зручні їм обом системи відеоконференцій. Сучасні засоби спілкування впливають і на планувальні рішення офісу. Переговорні кімнати еволюціонували в мультифункціональні приміщення. Вони пристосовані як для переговорів віч-на-віч, так і для онлайн-конференцій. З’явилися немислимі досі кабіни для однієї людини. І офіс архітектурної студії в цьому не відрізняється від будь-якої іншої компанії.

Спеціалісти безперервно вдосконалюють свої знання англійської, щоби ще краще знаходити спільну мову з іноземним клієнтом. Зустрічі організовуються, зважаючи на часові пояси країн. З клієнтами-американцями, наприклад, іноді доводиться комунікувати вночі. Перш ніж призначати зустріч, передбачливий проджект про всяк випадок переглядає календар національних свят. От наприклад, кіпрський замовник може відмовитися від зустрічі на 28 жовтня, адже у цей день кіпріоти святкують День Охі. Для багатьох людей світу невідома дата, для Кіпру –  урочиста подія і офіційний вихідний.

Окрім урегулювання технічних моментів, підготовки до компетентної розмови за проєктом важливо налагодити емоційний зв’язок. Чудово, коли спеціаліст уміє завести цікавий актуальний для клієнта small talk, підтримати тему, що не стосується суто робочих моментів чи вдало пожартувати. Але кожен окремий випадок потребує індивідуального підходу й поглиблення у нюанси міжкультурного спілкування.  З досвідом починаєш розумітися, на який манер із людьми яких країн краще комунікувати, адже у різних клієнтів із різних регіонів світу відмінні менталітети та культурні норми.

Не зважаючи на широкий географічний охват клієнтів та прогрес технологій, поспілкуватися з замовником не через екран монітора – суттєвий момент ділових стосунків. Завдяки мобільним командам, які виїздять на локації по всьому світу, проджект-менеджер врешті зустрічається з клієнтом у реальному часі. Команда, яка робить якісний продукт і спеціалісти якої досвідчено і високопрофесійно комунікують із  клієнтами, не вбачає складнощів через відстані у тисячі кілометрів, працюючи з замовниками по всьому світу.