Зонування офісу: як утримати працівників на робочому місці

У дослідженні HeadHunter 93% респондентів підтвердили: ефективність праці співробітників безпосередньо залежить від ергономічності та комфорту робочого середовища. При цьому, за даними двоетапного опитування Nowy Styl Group, організацією офісного простору незадоволені 28% співробітників аутсорсингових компаній

Що найбільше дратує та заважає повноцінному виконанню поставлених завдань? Постійний шум оргтехніки, чужі розмови, біганина офісом для узгодження деталей проєкту, незручні місця для роботи з ноутбуком, відсутність зон для конфіденційних перемовин.

Продумана логістика простору в поєднанні зі стильним інтер’єром позитивно впливають на імідж компанії в очах відвідувачів і персоналу. Головний операційний директор студії дизайну ZIKZAK Алеся Карнаухова спеціально для Mind розповідає, як облаштувати офіс, у якому хочеться залишатися якомога довше.

Базові формати офісів

Перед вибором приміщень для офісу компанії, ще на етапі будівництва, купівлі, оренди, капітального перепланування визначтеся з оптимальним форматом офісу:

• класичний кабінетний;
• гнучкий open space.

Класичний тип офісу

Понад 95% співробітників працюють в окремих кабінетах із закріпленими робочими місцями. Максимальна приватність і концентрація над поставленим завданням відповідає найчастіше вимогам банків, страхових компаній, адвокатів, фінансових консультантів, медичних клінік.

Гнучкий офіс

Мультифункціональний простір із різними сценаріями використання. Трансформацію забезпечують пересувні перегородки, мобільні модульні меблі, освітлення.

Сучасна концепція гнучкого офісу базується на філософії Activity Based Working:

1. поєднання стаціонарних закріплених і незакріплених робочих місць для поглибленої самостійної праці та конфіденційних переговорів: кабінети, звукоізольовані капсули, deep zone;
2. частково відкриті простори для неформальних зустрічей із колегами, мозкових штурмів, спілкування з клієнтами – лаунж-зони, high table, кухні;
3. відкритий простір для приймання відвідувачів і масових зборів: ресепшн, зони очікування, конференц-спейс.

Співробітники самі обирають – де й скільки часу вони працюватимуть. Переговорні капсули для Skype-зв’язку, зони для пресконференцій у великих компаніях бронюють заздалегідь. Частина офісу перетворена на корпоративний коворкінг.

Стаціонарні робочі місця закріплюються за членами команди із 100%-вою присутністю в офісі протягом робочого тижня. Усі без винятку працівники можуть змінити формат робочої зони залежно від поставленого завдання чи настрою.

Переваги гнучкого офісу:

Адаптивний дизайн сприяє продуктивності колективу: комфортні умови створені для штатних і тимчасових фахівців, які працюють переважно у віддаленому форматі, прибули у відрядження, відвідувачів будь-якого рівня.

Перепланування для вирішення миттєвих завдань і нових проєктів забирає мінімум часу й витрат.

Знижено витрати на утримання офісу: весь простір використано ефективно, немає порожніх кабінетів і конференц-залів.

Мінуси мультифункціонального простору:

у деяких співробітників відсутність закріпленого робочого місця викликає почуття непостійності;

робочі місця поблизу оргтехніки або зони для брейнштурмінгів не сприяють поглибленій роботі.

Підвищити ефективність офісного простору допомагає правильне зонування.

Як організувати ефективні зони в офісі

Під час розробляння дизайн-проєкту враховується формат роботи та перспективи розвитку компанії. Незалежно від площі весь простір поділяється на дві основні частини:

• фронт: представницька, приймання клієнтів, переговори;
• бек: основна робота, зосереджена та спільна робота, відпочинок колективу.

Фронт-офіс

Обличчя компанії: знайомство з можливостями, демонстрація стійкості, фінансового благополуччя, благонадійності. Те, що бачить більшість клієнтів і шукачі вакансій.

Ресепшн і зона очікування

Організація вхідної групи залежить від трафіку відвідувачів. Потік клієнтів стабільно високий – облаштовується стійка адміністраторів, місця для очікування, гардероб або стійки для верхнього одягу й парасольок, мінібар. Підкреслюється бренд та актуальні пропозиції: логотип і назва компанії в інтер’єрі, буклети, макети, інтерактивні панелі.

У невеликих офісах ресепшн і зона очікування компактні: стіл або стійка адміністратора, оргтехніка, журнальний столик, диван або крісла, вітрина / мультимедійний екран, рослини.

У великих компаніях із мінімальним потоком сторонніх візитерів вхідну групу поєднують із точкою розміщення оргтехніки, лаунж-зоною, ігровою.

Переговорні

При облаштуванні переговорних враховується:

• частота спільних обговорень проєктів і нарад із колегами;
• частота переговорів із клієнтами;
• розрахункова кількість учасників;
• специфіка роботи, рівень конфіденційності, VIP-зони;
• конфігурація та адаптованість приміщення.

У компаніях із невеликим потоком клієнтів суттєво економить площу облаштування 1–2 переговорних, доповнених акустичними кабінами. Акустичні кабіни для телефонних переговорів і Skype-зв’язку мають повноцінне технічне оснащення, оптимальний рівень освітленості, звукопоглинальні панелі захищають (від 1 до 6–8 осіб) від зовнішніх звуків і прослуховування ззовні.

Шумо- й візуальна ізоляція переговорних обов’язкова: звукопоглинальне покриття підлоги та стін, штори та жалюзі, акустичні панелі, акустичні елементи дизайну й меблювання, артоб’єкти, фітозони, фітостіни.

Брендові кольори, логотип, девізи в переговорних позитивно впливають на імідж і хід спілкування з клієнтами та бізнес-партнерами.

У великих компаніях переговорні кімнати легко адаптуються під заплановану кількість учасників за допомогою мобільних перегородок, оснащені мультимедійними екранами, технікою для запису переговорів і захисту від зовнішнього прослуховування.

Бек-офіс

Кастомізація планувальних рішень залежить від обсягів і перспективних горизонтів компанії, кількості штатних одиниць, філій, відвідувачів. Проєкт враховує конфіденційність, захист інтелектуальної власності та персональних даних, VIP-формат, інші специфічні вимоги компанії.

Робоча зона

Збалансоване рішення – комбінація двох форматів:

• відкритий простір + переговорні + аудіокапсули + релакс-зони: для співробітників середньої ланки, IT, креативних фахівців, гібридної роботи, клієнтів, бізнес-партнерів;
• кабінети та VIP-зони: керівнику, топменеджменту, службі охорони, фінансовому, юридичному, HR-секторам.

Ефективним є поєднання закріплених і незакріплених робочих місць, зон для роботи в умовах повної зосередженості та колективних рішень, тимчасового відвідування, відряджень, діяльності торгових представників й агентів. Для документів, канцтоварів та особистих речей співробітників встановлюються персональні комірки.

Відкрите місце зонується візуально: кольором, освітленням, перегородками, меблями, озелененням, елементами декору. Аудіозонування: точки з оргтехнікою, місця загальних зборів розташовані далеко від зон зосередженої роботи. Із фоновим шумом борються звукоізоляційні панелі, фітокомпозиції, акустичні перегородки, меблі.

Конференц-зал

Особливий робочий простір вимагає виділеного приміщення або формується за допомогою перегородок і модульних меблів в open space. Площа й формат безпосередньо залежать від масштабів і завдань компанії – від повноцінної зали з місцями для слухачів, сценою та екранами до двух диванів-трансформерів і крісел з usb в оточенні зелені.

Лаунж-зона

Відновлювати сили та переключатися на нове завдання співробітникам зручно на відкритих терасах, в ігрових і релакс-зонах з диванами, кріслами, домашнім затишком.

Лаунж-зона поєднує функції неформальної переговорної та місця повноцінного відпочинку, тут передбачені кімнати для сну, комп’ютерних і настільних ігор, йоги. Декілька сценаріїв освітлення змінюють ритм інтер’єру, наповнюють енергією або заспокоюють.

У лаунж-зоні облаштовують бар, мінікафе, повноцінну кухню. Оптимальне поєднання столиків на однй-дві персони та довгих столів для неформальних брейнштурмів.

Думайте на перспективу, враховуйте розвиток технологій, мінімізуйте порожні площі.

Виходьте із завдань офісу:

• клієнти відвідують рідко – створіть максимально комфортні умови для персоналу;
• клієнти бувають часто – зосередьтеся на комфорті спілкування зі співробітниками, позитивному іміджеві.

Розрахуйте логістику офісу: точки приймання відвідувачів розташуйте ближче до входу, кабінети з конфіденційними даними – далі.

Зберіть членів однієї команди в одній точці. Легко та без зайвих витрат трансформуйте простір під кожний проєкт чи групи завдань за допомогою мобільних перегородок, меблів, незакріплених робочих місць.

Сміливо поєднуйте робочі та лаунж-зони для переговорів, конфіденційного та колективного спілкування.

Формуйте згуртований колектив: у кабінетній системі виділіть приміщення для спільного неформального спілкування – лаунж-зону, «вітальню», кафе, терасу.

Не турбуйте колег: максимально далеко розташуйте кухню та релакс-простір від кабінетів керівництва.

Ефективний офісний простір реально облаштувати на 50, 500 та 5000 квадратних метрів. Важливо із самого початку розрахувати всі обов’язкові зони, їхню взаємодію та мультифункціональність.